Lignes directrices pour Châtelains ou Hospitaliers de Royaume
Texte par Maitre Modius von Mergentheim (Eric Langhans), Député Sénéchal de la Société, Coordonnateur des Châtelains, septembre 2000, révisé par Comtesse Alys Katherine (Elise Fleming), Châtelaine de la Société, septembre 2006, traduit par Cellach Dhonn inghean Mhic an Mhadaidh (Norah Grégoire), Châtelaine Régionale du Tir Mara, décembre 2015.
Ceci constitue les lignes directrices venant de la Châtelaine de la Société concernant les taches minimales à effectuer par Châtelains, Hospitaliers ou Chamberland de Royaumes. Dans aucun cas, ce texte ne peut être interprété et prévaloir sur la Corpora, les Politiques et les Lois de votre Royaume ou le bon sens.
Définition de l’Office
Aux fins de ces lignes directrices, nous ferons référence à l’Officier du Royaume qui détient le titre de Châtelains, Hospitaliers ou Chamberland comme Châtelain. Il est également supposé que cet Officier soit un Officier au niveau du Royaume.
Il y a une différence entre les Royaumes dans le statut actuel du Châtelain. L’Office peut-être indépendant ou bien être un député du Sénéchal du Royaume. L’Office peut être classé comme un Officier de plus ou moins grande importance de l’État. Si l’Office est de grande importance, le mandat doit être signé par le Châtelain de la Société ainsi que les autres Officiers du Royaume. Le Sénéchal du Royaume est responsable de la réussite du Châtelain dans la réalisation de ses fonctions.
Indépendamment de leur statut, le Châtelain est ultimement responsable de la promotion, du recrutement et de la rétention des nouveaux membres et des fonctions administratives qui en incombent. Parfois, il est prévu que le Châtelain soit chargé de coordonner avec le responsable des médias du Royaume qui est également un député du Sénéchal du Royaume à traiter avec les médias. L’orientation et le leadership d’un Châtelain peuvent influencer l’attitude ou initier des Politiques qui vont fortement influencer la croissance et le bien-être du Royaume.
Fonctions :
- Lois et Politiques: Comme Officier du Royaume, il est de votre responsabilité de bien comprendre les Lois et Politiques de votre Royaume qui traitent spécifiquement des devoirs et des responsabilités des Châtelains de tous niveaux. Vous devez également être familier avec la Corpora et les autres lois de votre Royaume. C’est votre devoir d’être familier et conforme aux Politiques de la Société tel que défini dans le Manuel du Sénéchal. Plusieurs Royaumes ont dans leurs Lois et Politiques une section qui réfère à l’Office du Châtelain. Si votre Royaume ne le définit pas ou si vous pensez qu’il a besoin d’être révisé, travaillez de concert avec votre Royauté et votre Sénéchal afin de formuler une description de vos fonctions pour l’incorporer dans les documents du Royaume.
Vous devez aussi revoir ou élaborer des Politiques pour vos députés régionaux, de Principauté et Officiers locaux, à nouveau soumettez les à votre Royauté et à votre Sénéchal pour l’incorporer dans les documents du Royaume.
- Le mandat d’Officiers locaux et la mise à jour de cette liste: Comme Châtelain, vous devriez garder une liste qui comprend le nom (moderne et SCA), l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel de tous les Châtelains de votre Royaume, comprenant les députés, les Châtelains locaux de tous les groupes même les groupes naissants.
- Communication écrite selon la hiérarchie des Châtelains : Il est recommandé que vous demandiez au moins un rapport trimestriel détaillant le statut de la région et de ses groupes et de publiciser la date butoir pour la réception des rapports. Ces rapports peuvent vous être acheminés directement par les Châtelains locaux ou par vos députés qui compileront les données pour vous. Vous devez également aviser vos députés de vous contacter si un problème survient. Vous devez également envoyer votre rapport chaque trimestre au Châtelain de la Société.
Les informations à inclure dans votre rapport sont :- L’État de l’Office et l’information valide concernant les contacts;
- Problèmes majeurs que vous tentez de résoudre. Tout problème qui peut solliciter l’attention des médias qui ont besoin de se régler rapidement;
- Les bons coups à rapporter;
- Vos accomplissements durant le dernier trimestre;
- Vos plans pour le prochain trimestre;
- Questions ou situations qui ont besoin d’aide ou de soutien.
Dans le rapport annuel, inclure les points mentionnés ci-haut et ajouter le nombre de Châtelains locaux et le pourcentage de groupes n’ayant pas de Châtelains.
- Compilation et développement de matériaux: Il y a beaucoup de différents matériaux disponibles sur le portail de la SCA et sur le réseau internet. Assurez-vous que vos Châtelains locaux ont la liste des documents que vous avez choisis.
Si votre Royaume n’a pas de documents pour les nouveaux, assurez-vous de les initier pour votre Royaume. Vous devez également vous assurer qu’une adresse courriel est disponible pour rejoindre vos Châtelains locaux. Le site internet de votre Office pour votre Royaume devrait avoir au minimum un lien vers le site www.sca.org.
- Démos: Les démos sont la meilleure façon d’introduire et de trouver des nouveaux membres. Choisir le type de démos est une question vitale. C’est une cause majeure d’épuisement chez les Châtelains. Il est plaisant de faire une démo dans une école primaire, mais les chances de recrutement sont faibles. Les chances de recrutement dans un Collège ou une foire médiévale est une porte grande ouverte pour recruter de nouveaux membres. Aidez les Châtelains locaux à trouver l’équilibre entre les deux.
Voir La Politique des démos dans le Manuel des Sénéchaux, annexe E.
- Coordination avec la liaison des médias du Royaume; soutenir les relations publiques : vous devez travailler avec la liaison de Médias de l’Office du Sénéchal de votre Royaume afin de maintenir une image positive de la SCA. Les Officiers locaux devraient pouvoir recevoir l’ensemble des médias de la SCA, les Politiques et les informations concernant la personne à contacter (Liaison des Médias de votre Royaume) ainsi que toutes informations pouvant l’aider à entretenir une bonne relation avec les mé De plus, les groupes locaux devraient être encouragés d’utiliser les médias locaux pour promouvoir le recrutement.
Si un article négatif ou s’il y a des effets négatifs d’un évènement dans les médias, vous devez contacter la liaison des médias de la Société à « media @ sca.org » et de plus rejoindre la liaison des médias de votre Royaume et votre Sénéchal. Avisez le plus promptement possible. En aucune circonstance, vous ne répondez à la Presse, vous les référez à l’Office des liaisons des Médias. La Politique des Médias est disponible à https://www.sca.org/officers/chatelain/pdf/ChatelainsandtheMedia.pdf.