Sénéchaux, Châtelains et Hospitaliers et les médias.
Texte de : Stéphanie Drummonds, VP Assistante de la Presse et Relations avec les médias. , avril 2007
Traduit par : Lady Cellach Dhonn inghean Mhic an Mhadaidh, Châtelaine Régionale du Tir Mara, décembre 2015
Vous devez être conscient que la Société a une politique des médias en vigueur. Je voudrais dissiper toute confusion au sujet de cette politique en ce qui concerne l’Office des Châtelains et les Châtelains locaux et leur interaction avec les médias. Les médias ne sont pas et de doivent pas être considéré comme un outil de recrutement de premier ordre. Le meilleur outil demeure une poignée de main ferme et franche combinée à une interaction d’un à un.
Alors, comment utiliser les médias dans le cas échéant? Les réponses se répartissent en deux catégories; si ce sont les médias qui vous ont contactés ou si c’est vous qui avez contacté les médias.
- Si les médias contactent votre groupe dans le but de faire une présentation ou une histoire, cela doit être signalé à l’Office des médias. Par exemple, si un journaliste/photographe se présente à une démo ou à une pratique à l’improviste, le Châtelain et/ou le Sénéchal du groupe devraient leur parler en suivant les lignes directrices énoncées dans la Politique des médias concernant notamment l’image que nous voulons projeter, sujets/mots à éviter. Les photographes/vidéastes doivent également être informés que tout participant peut refuser de se faire photographier ou filmer.
Suivant ce type de contact, un bref rapport devrait être envoyé par courriel au responsable des médias du Royaume afin d’être informe et pour assurer un suivi. Si nécessaire, un formulaire d’incident est listé à la fin de l’article.
S’il y a une période de temps entre le moment où le groupe est contacté et quand les médias assisteront à l’évènement, le responsable des médias du Royaume devrait être contacté. De cette façon, il peut fournir au groupe le matériel de presse de la Société ainsi que les règles pour l’équipe de tournage. Il peut également décider d’assister à l’évènement ou de nommer un porte-parole approprié pour l’évènement.
- Si le groupe souhaite prendre contact avec les médias et les inviter à un évènement, cela doit être approuvé par l’Office des médias du Royaume. Ils pourront fournir au groupe local les documents de Presse appropriés, pourront également préparer des matériaux spécifiques pour l’évènement si nécessaire, ainsi que de prendre des dispositions pour assister ou pour nommer un porte-parole approprié pour l’évènement.
Par exemple, si un groupe planifie un évènement avec un thème particulier (par exemple : Une authentique fête turque du 16e siècle, un concours de poésie scandinave) le bureau de Presse destiné aux médias locaux peut planifier, assister à l’évènement et diffuser des informations appropriées aux contacts locaux. Aucun rapport d’incident n’a besoin d’être rempli, car l’Officier responsable des médias du Royaume étant déjà impliqué. Cependant, s’il y a un suivi à effectuer après l’évènement avec les médias locaux, le rapport devrait être envoyé comme dans le numéro 1.
Lignes directrices pour interaction avec les médias lors d’un évènement ou une démo :
- Tout contact avec les médias devrait être souligné et transmis au responsable des médias de l’Office du Sénéchal ou le représentant désigné responsable des médias. Celui-ci devrait être articulé et conforme à l’image délimitée dans la Politique des Médias de la Société. Note : Si le responsable des médias du Royaume est présent à l’évènement, il ou elle est par défaut, en charge de tous les contacts avec les médias et devrait être préparée avec tous les documents de presse appropriés. Le responsable des médias du Royaume peut choisir de déléguer ou partager ces responsabilités avec un représentant local approprié.
- Lorsque les médias arrivent, le représentant désigné doit être prêt à les accueillir. Présentez-vous en utilisant des noms (modernes) et leur donner une brève introduction de la Société, leur donner les documents de presse préparés (soit le communiqué de presse générale ou une ciblée pour l’occasion), inclure les contacts locaux et les dates de réunions d’information. Si c’est la télévision, s’il vous plait, avoir en main les règles de la Société pour les équipes de tournage.
- Si les médias a été invité à un évènement, il est de la responsabilité du Sénéchal et de l’autocrate d’informer le personnel de l’évènement, qu’ils soient informés à l’avance et sachent qui est la personne-ressource désignée avec les médias. Si le responsable des médias du Royaume est présent, il ou elle doit alerter le personnel de l’évènement de leur présence et de la préparation à manipuler les médias. Il est aussi une bonne idée d’avertir les Royaux qui assistent à l’évènement que les médias sont attendus.
- Guider la Presse à travers leurs interactions, se concentrer sur les aspects positifs de la Société et user de prudence dans le choix de nos paroles en utilisant les matériaux de Presse et la Politique des médias comme guide pour les points de discussion et/ou sujets-mots à éviter. Rappelez-vous que tout le monde peut être mal cité.
- Mettre l’emphase sur la sécurité. Cela peut être fait dans les discussions, par l’explication que le combat dans la SCA est une forme d’art martial qui exige une formation et la compétence. Il dispose de normes d’équipements qui sont strictement contrôlés et les inspections de sécurité, font objet de routine pour tous les participants quel que soit leurs niveaux. Cela peut être fait dans les pratiques ou lors de tournois en faisant en sorte que tous les spectateurs, médias et grands publics soient protégés et restent hors des zones de combat.
- Il est bon de souligner la courtoisie et l’aspect chevaleresque de la SCA. Une des meilleures façons de le faire est de traiter les médias et les spectateurs lors de démo avec autant de courtoisie et de respect que nous nous efforçons de traiter les uns les autres.
- Médias nationaux: Si les médias nationaux tels que les canaux de télévision par câble, d’un programme de nouvelles, d’une émission de télévision ou cinéaste contactent un groupe local, ils ne devraient JAMAIS être traités au niveau local. Ces contacts doivent être adressés à l’agent des médias du Royaume immédiatement et ils seront plus que probablement traités au niveau de la Société.
- Calendriers communautaires: De nombreux médias locaux, soit la télévision ou les journaux ont un calendrier gratuit pour une liste d’évènements communautaires. Ils mentionnent ces évènements dans le journal ou sur leur site internet. Il y a aussi un certain site axé sur les évènements communautaires locaux qui ne sont pas rattachés à un média particulier. Si le groupe souhaite placer ce genre d’annonce pour une démonstration comme moyen d’attirer une plus grande participation du public, cela est permis avec une notification au responsable des médias du Royaume.
Cependant, il est déconseillé de placer des annonces pour les évènements. Si trop de gens répondent à l’annonce, ces spectateurs cherchant un divertissement pourraient facilement surcharger la capacité du site ou de perturber l’horaire de l’évènement.
Un exemple d’annonce :
Qui : Société Créative d’Anachronisme, Fief, Baronnie, Principauté, Royaume
Quoi : Démo de la Fête de Mai
Ou : (il est recommandé que vous mettiez l’adresse complète, incluant le code postal de l’endroit)
Quand :
Contact pour plus d’informations : (Téléphone et/ou courriel du Sénéchal/Châtelain), adresses internet des groupes locaux et de la SCA.
Vous devriez inclure une brève description de la Société, tel que :
Vous rêvez d’être un chevalier en armure, combattant avec une épée et un bouclier ou un fringant escrimeur qui doit défendre son honneur dans un duel. Venez réaliser votre rêve avec la SCA, une Organisation historique internationale sans but lucratif vouée à apporter le Moyen Âge et la Renaissance à la vie par le biais de recherche et de reconstitution.
La plupart des médias acceptent les demandes de ce type d’annonces par courrier ordinaire, par courriel ou par fax. Contacter l’éditeur responsable du calendrier communautaire pour déterminer comment il préfère recevoir les annonces. Si sa réponse est par courriel, il est préférable d’utiliser les mots « annonce pour calendrier communautaire » dans la case sujet. De cette façon, le courriel pourra être transmis à la bonne personne et ne pourra se retrouver dans les poubelles. Le Responsable des médias du Royaume devrait être notifié que le groupe va placer ce type d’annonce. La copie de l’annonce ainsi que la liste des endroits où cette annonce va paraitre doivent être envoyées au Responsable des médias du Royaume, au cas où un contact avec les médias survient à la suite de ces annonces. Si vous envisagez annoncer un évènement sur le calendrier communautaire, contactez votre Responsable des médias de votre Royaume en premier(ou au Sénéchal s’il n’y a pas de Responsable des médias).
Avec la prépondérance des sites internet, de plus en plus de gens postent leurs photos et vidéos de leurs activités SCA. L’Office des médias n’a pas l’intention de limiter ce type d’expression, mais c’est une arène où le bon sens et le respect doivent prévaloir. Réfléchissez avant de poster, si le matériel est le vôtre, très bien. Si ce n’est pas le cas, obtenez l’autorisation écrite du détenteur du droit d’auteur avant d’afficher. Cela inclut, aussi la musique sur vos photos et vidéos. Tel qui est actuellement, la personne responsable de l’affichage des photos/vidéos est celui qui est responsable d’obtenir l’autorisation du droit d’auteur et il est aussi légalement responsable si le produit est utilisé sans consentement ou permission.
Globalement, quand il vient à interagir avec les médias, la règle de base est que « dans le doute, on s’abstient ». S’il y a une question sur la façon de gérer un contact avec les médias, renvoyez la question aux médias du Royaume ou au Sénéchal du Royaume pour un règlement.
Exemple de rapport d’incident :
Rapport d’incident concernant les médias
Royaume de_______________ Nom du groupe :
Date du contact initial :
Nom du contact (médias) : Nom du contact, téléphone, courriel.
Description de l’incident :
Soumis par : Nom de la personne du groupe, téléphone, adresse courriel et numéro de membre
Date de soumission :